Szkolenie KSeF 2026

Krajowy System e-Faktur (KSeF) został uruchomiony w 2024 r. jako rozwiązanie dobrowolne. Oznacza to, że przedsiębiorcy mogli z niego korzystać, ale nie mieli takiego obowiązku.

Sytuacja zmieni się od 2026 roku, kiedy wchodzi w życie obowiązek korzystania z KSeF:

• 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.

• 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, czyli w praktyce dla większości podatników, w tym także dla firm z sektora MŚP oraz osób prowadzących działalność gospodarczą.

Oznacza to, że od tych dat wszystkie faktury będą musiały być wystawiane w formie elektronicznej jako tzw. faktury ustrukturyzowane poprzez Krajowy System e-Faktur.

⚠️ Uwaga: już od stycznia 2026 r. wszystkie firmy, także te najmniejsze, będą musiały mieć zapewniony dostęp do KSeF, aby odbierać faktury ustrukturyzowane wystawiane przez kontrahentów.

Otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w KSeF wiąże się z automatycznym potwierdzeniem jej odbioru w systemie, a data otrzymania faktury ma kluczowe znaczenie dla odliczania VAT oraz rozpoznania momentu powstania obowiązku podatkowego. Oznacza to, że nawet jeśli obowiązek wystawiania faktur dotyczy małych firm dopiero od kwietnia, to proces wdrożenia KSeF i konfiguracji dostępu trzeba rozpocząć dużo wcześniej.

Dlatego tak ważne jest, aby odpowiednio wcześnie rozpocząć wdrożenie KSeF, przygotować procedury wewnętrzne i przeszkolić zespół, aby uniknąć błędów i ewentualnych sankcji.

Tak – biura rachunkowe, doradca podatkowy, biura biegłych rewidentów oraz doradcy podatkowi również muszą być przygotowane na korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Choć formalnie obowiązek wystawiania faktur w KSeF spoczywa na przedsiębiorcach, to w praktyce to właśnie biura rachunkowe oraz spółki doradztwa podatkowego będą często odpowiadały za:

• wystawianie faktur ustrukturyzowanych w imieniu swoich klientów,

• odbieranie faktur przesyłanych przez kontrahentów,

• prawidłowe wdrożenie i obsługę procesów księgowych w formie elektronicznej,

• nadawanie i weryfikowanie uprawnień do KSeF,

• monitorowanie zmian i aktualizacji wynikających z aktualnego stanu prawnego oraz przepisów prawa podatkowego.

Co ważne: od stycznia 2026 r. wszystkie firmy – w tym klienci biur rachunkowych – będą musiały odbierać faktury przez KSeF. Dlatego biura rachunkowe, doradcy podatkowi i spółki doradztwa podatkowego muszą mieć zapewniony dostęp do systemu, aby móc obsługiwać swoich klientów zgodnie z prawem podatkowym.

Oznacza to, że biura rachunkowe nie tylko same muszą korzystać z KSeF, ale też stają się kluczowym partnerem dla firm w zakresie:

• wdrożenia KSeF,

• tworzenia procedur wewnętrznych,

• udzielania odpowiedzi na pytania związane z procesem fakturowania,

• szkolenia i doradztwa podatkowego w zakresie prawa podatkowego.

Dzięki temu biuro rachunkowe może, doradcy podatkowi oraz spółki doradztwa podatkowego mogą wyróżnić się na rynku – oferując klientom nie tylko księgowość, ale też realne wsparcie w procesie wdrożenia KSeF oraz obsłudze formalności wynikających z ordynacji podatkowej.

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) polega na połączeniu Twojego systemu księgowego lub programu do fakturowania z centralnym systemem Ministerstwa Finansów. Dzięki temu wszystkie faktury ustrukturyzowane są automatycznie przesyłane i odbierane w KSeF – bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.

W praktyce oznacza to, że:

1. Proces fakturowania w Twojej firmie pozostaje taki sam – wystawiasz fakturę w znanym Ci programie.

2. System, poprzez moduł certyfikatów oraz nadane uprawnienia, łączy się z KSeF i wysyła dokument.

3. Otrzymujesz potwierdzenie z KSeF o przyjęciu faktury oraz numer referencyjny.

4. Możesz też pobierać i archiwizować otrzymane faktury bezpośrednio w swoim programie księgowym.

Co ważne: integracja gwarantuje, że dokumenty są zgodne z aktualnym stanem prawnym, a Twoje dane osobowe przetwarzane w systemie są chronione. Administratorem państwa danych osobowych pozostaje Ministerstwo Finansów.

Dzięki integracji:

• unikasz błędów w zakresie terminów wystawiania faktur – przestrzeganie terminów wystawiania faktur jest kluczowe dla powstania obowiązku podatkowego,

• łatwiej nadzorujesz procedury wewnętrzne,

• masz dostęp do wszystkich dokumentów w formie elektronicznej,

• Twoje biuro rachunkowe lub doradca podatkowy mogą szybciej rozliczać podatek VAT i podatek dochodowy.

Jeśli chcesz wdrożyć KSeF w swojej firmie, nasze szkolenie KSeF online pokaże krok po kroku, jak działa integracja z systemem księgowym, jak nadać uprawnienia użytkownikom, a także jak przygotować się do obowiązku korzystania z KSeF, który wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. dla największych przedsiębiorców i 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi wiele pytań o przyszłość – w tym, co się stanie, jeśli zmieni się aktualny stan prawny.

1. Zmiany w przepisach – Ministerstwo Finansów może aktualizować regulacje, np. w zakresie terminów wystawiania faktur, obowiązku korzystania czy zakresu danych, a także w zakresie prawa podatkowego i ordynacji podatkowej.

2. Dostosowanie systemów – dostawcy programów księgowych i finansowych są zobowiązani do bieżącej aktualizacji integracji z KSeF. Dzięki temu Twoje narzędzia zachowają zgodność z nowymi wymogami, w tym obsługę faktur ustrukturyzowanych, modułu certyfikatów czy nadawania uprawnień.

3. Nasze szkolenia – my nie świadczymy doradztwa podatkowego. Nasza rola polega na tym, aby przygotować Twoją firmę do praktycznego wdrożenia systemu, jego obsługi i codziennego stosowania w procesie fakturowania. Dlatego wszystkie nasze materiały szkoleniowe są na bieżąco aktualizowane pod kątem zmian technicznych i organizacyjnych, w tym zmian w zakresie prawa podatkowego.

4. Bezpieczeństwo danych – niezależnie od zmian przepisów, Twoje dane osobowe przetwarzane w KSeF są chronione, a Tobie przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych i prawo wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.

Podsumowanie: jeśli przepisy się zmienią, Twoje procedury i systemy zostaną dostosowane przez producentów oprogramowania, a nasze szkolenia pokażą Ci krok po kroku, jak korzystać z nowych funkcjonalności w praktyce.

JAKIE ZMIANY DOTYCZĄ PRZEDSIĘBIORCÓW?

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmie również pozostałych przedsiębiorców, w tym firmy z obrotami poniżej 200 mln zł. W zakresie wdrożenia należy przygotować się na dostosowanie systemów informatycznych oraz procedur księgowych do nowych wymogów prawnych i technicznych, w tym do zmian w zakresie podatku VAT, ordynacji podatkowej oraz prawa podatkowego.

JAK PRZEBIEGA WDROŻENIE KSEF?

Wdrożenie KSeF to temat KSeF, który obejmuje szkolenia, przygotowanie systemów oraz dostosowanie procesów księgowych. Wdrożeniem KSeF zajmują się zarówno działy księgowości, jak i informatycy, a także doradcy podatkowi i spółki doradztwa podatkowego, aby zapewnić zgodność z nowymi regulacjami i sprawne funkcjonowanie e-faktur w firmie.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania dotyczące KSeF

Jak KSeF obsługuje podatników zwolnionych z VAT?
Podatnicy zwolnieni z VAT również muszą korzystać z KSeF w zakresie odbierania faktur ustrukturyzowanych od kontrahentów. Wystawianie faktur przez podatników zwolnionych będzie możliwe w systemie, a szczegółowe zasady raportowania i obsługi tych podmiotów określają przepisy prawa podatkowego.

Czym jest otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w KSeF?
Otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w KSeF następuje w momencie udostępnienia jej odbiorcy w systemie. Data otrzymania faktury jest automatycznie rejestrowana przez KSeF i ma kluczowe znaczenie dla odliczania VAT oraz rozpoznania momentu powstania obowiązku podatkowego.

Jakie znaczenie ma data otrzymania faktury w KSeF?
Data otrzymania faktury w KSeF decyduje o tym, kiedy podatnik może dokonać odliczenia VAT oraz kiedy powstaje obowiązek podatkowy. Jest to szczególnie istotne w przypadku rozliczeń podatkowych i ewidencji VAT.

Jakie są zmiany w odliczaniu VAT w związku z KSeF?
Wprowadzenie KSeF zmienia zasady odliczania VAT – odliczenie jest możliwe od daty otrzymania faktury ustrukturyzowanej w systemie. Oznacza to, że termin odliczenia VAT jest ściśle powiązany z datą udostępnienia faktury w KSeF.

Jakie są zasady obsługi faktur korygujących, not korygujących i noty korygującej w KSeF?
W KSeF obsługa faktur korygujących, not korygujących oraz noty korygującej odbywa się elektronicznie. Faktury korygujące wystawia się w systemie, a ich otrzymanie i rozliczenie jest rejestrowane automatycznie. Noty korygujące i nota korygująca służą do poprawiania błędów formalnych w fakturach ustrukturyzowanych, zgodnie z procedurami określonymi w przepisach prawa podatkowego.

Jakie kursy walut stosowane są przy wystawianiu faktur w walutach obcych w KSeF?
Przy wystawianiu faktur w walutach obcych w KSeF należy stosować kursy walut zgodnie z przepisami prawa podatkowego, najczęściej kursy ogłaszane przez NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury. Prawidłowe określenie kursu waluty jest kluczowe dla poprawności rozliczeń VAT.

Jaka jest rola izby skarbowej w nadzorze nad KSeF?
Izba skarbowa nadzoruje prawidłowe funkcjonowanie systemu KSeF, kontroluje zgodność procesów z ordynacją podatkową oraz prowadzi szkolenia i wsparcie dla podatników w zakresie prawa podatkowego i obsługi systemu.

Jakie znaczenie ma ordynacja podatkowa w kontekście KSeF?
Ordynacja podatkowa reguluje procedury podatkowe, w tym zasady wystawiania, odbierania i korygowania faktur w KSeF. Przestrzeganie ordynacji podatkowej jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania systemu i rozliczeń podatkowych.

Jaką rolę pełnią spółki doradztwa podatkowego i międzynarodowe firmy doradcze w przygotowaniu do KSeF?
Spółki doradztwa podatkowego oraz międzynarodowe firmy doradcze wspierają przedsiębiorców w przygotowaniu do wdrożenia KSeF, oferując szkolenia, doradztwo oraz wdrożenia systemowe w zakresie prawa podatkowego i międzynarodowych standardów rozliczeń.

Jaka jest rola doradców podatkowych w procesie wdrożenia KSeF?
Doradcy podatkowi, jako eksperci z zakresu prawa podatkowego, wspierają firmy w analizie przepisów, wdrożeniu procedur, szkoleniach oraz rozwiązywaniu problemów związanych z KSeF. Ich doświadczenie obejmuje obsługę kontroli podatkowych, sporów prawnych oraz doradztwo w zakresie formalnych i administracyjnych procesów podatkowych.

Czym jest zakres prawa podatkowego i zakres podatku w kontekście KSeF?
Zakres prawa podatkowego obejmuje wszystkie regulacje dotyczące wystawiania, odbierania i korygowania faktur w KSeF, a także obowiązki i uprawnienia podatników oraz organów podatkowych. Zakres podatku odnosi się do wszystkich aspektów rozliczeń podatkowych, które muszą być zgodne z przepisami prawa podatkowego i ordynacji podatkowej.

Dlaczego przestrzeganie terminów wystawiania faktur jest tak ważne?
Przestrzeganie terminów wystawiania faktur w KSeF jest kluczowe dla powstania obowiązku podatkowego oraz prawidłowego rozliczenia VAT. Opóźnienia mogą skutkować sankcjami podatkowymi i problemami z odliczaniem VAT.

Czym jest otrzymanie faktury w KSeF?
Otrzymanie faktury w KSeF oznacza udostępnienie jej odbiorcy w systemie. Otrzymanie faktury ustrukturyzowanej jest automatycznie rejestrowane przez system i stanowi podstawę do rozpoznania daty otrzymania faktury, co ma wpływ na odliczanie VAT i obowiązek podatkowy.