KSeF 2026 – dla kogo obowiązkowy i jakie zmiany w wystawianiu faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) już od 2026 roku stanie się podstawowym narzędziem do dokumentowania transakcji gospodarczych w Polsce. Obowiązek korzystania z systemu dotyczy nie tylko dużych spółek, ale również pozostałych przedsiębiorców, w tym najmniejszych podatników prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. W artykule wyjaśniamy, dla kogo KSeF jest obowiązkowy, od kiedy, jakie faktury będą wystawiane w systemie i jak przygotować firmę na nowe przepisy.

KSeF – dla kogo obowiązkowy?

Kogo jeszcze obejmie obowiązek?

• Czynni podatnicy VAT – niezależnie od branży i skali działalności,
• Podmioty korzystające ze zwolnień z VAT – także mikroprzedsiębiorcy, którzy dziś nie odprowadzają VAT, ale wystawiają faktury,
• Biura rachunkowe – będą mogły wystawiać faktury w imieniu swoich klientów, pod warunkiem uzyskania odpowiednich uprawnień w KSeF,
• Podmioty zagraniczne – jeśli posiadają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (np. oddział lub biuro).

Wyjątki i szczególne przypadki

• Podmioty zagraniczne, które nie mają w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – w większości przypadków nie będą objęte obowiązkiem KSeF.
• Czynności rozliczane w procedurach szczególnych, np. procedura OSS (One Stop Shop) – mogą być dokumentowane poza KSeF, jeśli przepisy szczególne tak stanowią.
• Faktury konsumenckie (B2C) – w relacjach z osobami prywatnymi KSeF również znajdzie zastosowanie, ale sposób odbierania faktur przez konsumentów będzie inny (przekazanie kopii w PDF, druk, lub w formie zaakceptowanej przez nabywcę).

Podsumowując: obowiązek KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce – od największych spółek po najmniejszych podatników. Jedynym kryterium różnicującym jest data wejścia w życie przepisów.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest gotowa na obowiązkowy system e-Faktur, zapisz się na nasze Szkolenie KSeF 2026 online.
Dowiesz się, jak wdrożyć KSeF krok po kroku, uniknąć błędów i zabezpieczyć firmę przed karami.

dołącz do szkolenia

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Podstawą KSeF są faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną i doręczoną w momencie nadania jej numeru KSeF.

Wdrożenie KSeF oznacza, że:

• faktury wystawiane przez przedsiębiorców będą miały jeden wzór,
• Ministerstwo Finansów zapewni możliwość ich przechowywania i odbierania w ramach Krajowego Systemu e-Faktur,
• każda faktura VAT, kosztowa czy uproszczona, trafi do systemu i będzie tam dostępna przez 10 lat.

Jakie faktury obejmie obowiązek?

W ramach obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przedsiębiorcy będą musieli dokumentować w KSeF:

• faktury VAT,
• faktury uproszczone,
• faktury konsumenckie (wystawiane na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą prywatną),
• faktury dokumentujące czynności rozliczane w procedurach szczególnych, np. szczególnej procedurze unijnej OSS.

Wyjątek dotyczy niektórych podmiotów zagranicznych, które nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.

Wystawianie faktur w systemie KSeF

Faktury w systemie KSeF będzie można wystawiać na dwa sposoby:

1. poprzez aplikację podatnika KSeF, udostępnioną przez Ministerstwo Finansów,
2. przez własne systemy fakturowania lub oprogramowania księgowego zintegrowane z KSeF.

Każde wystawienie faktury w systemie potwierdzane będzie numerem KSeF. W przypadku faktur wystawionych przez biura rachunkowe lub inne uprawnione podmioty konieczna będzie akceptacja odbiorcy.

Certyfikaty i podpisy elektroniczne w KSeF

Aby móc korzystać z KSeF, przedsiębiorcy muszą stosować certyfikaty wystawcy faktury, kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. To one potwierdzają tożsamość wystawcy i zapewniają autentyczność dokumentów.

Odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych

Odbieranie faktur ustrukturyzowanych odbywa się bezpośrednio poprzez system. Nabywcy mogą pobierać faktury w aplikacji podatnika lub przez zintegrowane systemy księgowe. Faktury elektroniczne przechowywane są w KSeF przez okres 10 lat, co eliminuje konieczność ich archiwizacji w formie papierowej.

Co w przypadku awarii lub niedostępności KSeF?

Ministerstwo Finansów przewidziało sytuacje, w których może wystąpić awaria KSeF lub czasowa niedostępność systemu.

• W okresie trwania awarii podatnik może wystawiać faktury poza systemem,
• Po jej ustaniu dokumenty należy wprowadzić do systemu w formie elektronicznej,
• Wystawienie faktur poza KSeF w okresie niedostępności nie zwalnia z obowiązku ich późniejszego przesłania.

Korzyści i ryzyka związane z KSeF

Korzyści:

• szybsze zwroty VAT,
• łatwiejsze kontrolowanie rozliczeń,
• automatyzacja procesów księgowych,
• eliminacja papierowych archiwów.

Ryzyka i wyzwania:

• nieprzestrzeganie KSeF może prowadzić do kar finansowych,
• konieczność logowania i korzystania z nowych narzędzi,
• zmiany w procedurach księgowych i wdrożeniu systemów IT.

KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą na terytorium Polski:

• duże firmy od 1 lutego 2026 r.,
• pozostali podatnicy od 1 kwietnia 2026 r..

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie niemal wszystkie transakcje gospodarcze – od dostawy towarów po świadczenie usług, niezależnie od ich wartości.

Brak przygotowania oznacza ryzyko błędów, kar oraz utrudnień w rozliczeniach. Dlatego już teraz warto sprawdzić, czy Twoje oprogramowanie księgowe obsługuje system e-Faktur KSeF, oraz przeszkolić pracowników z obsługi nowego systemu.