KSeF 2026 – dla kogo obowiązkowy i jakie zmiany w wystawianiu faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) już od 2026 roku stanie się podstawowym narzędziem do dokumentowania transakcji gospodarczych w Polsce. Obowiązek korzystania z systemu dotyczy nie tylko dużych spółek, ale również pozostałych przedsiębiorców, w tym najmniejszych podatników prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. System KSeF jest centralnym narzędziem do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych. W artykule wyjaśniamy, dla kogo KSeF jest obowiązkowy, od kiedy, jakie faktury będą wystawiane w systemie i jak przygotować firmę na nowe przepisy.

Systemu e-faktur KSeF dotyczy zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników zwolnionych z VAT. Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje szeroką grupę przedsiębiorców, z wyjątkiem kilku specyficznych przypadków.

Terminy wdrożenia KSeF są zróżnicowane w zależności od wielkości firmy oraz wartości sprzedaży i łącznej wartości sprzedaży. W okresie obligatoryjnego KSeF przedsiębiorcy muszą spełnić wymogi techniczne i organizacyjne, aby prawidłowo korzystać z systemu.

Przygotowanie firmy na nowe przepisy wymaga analizy obowiązku korzystania z KSeF oraz dostosowania się do etapowego wdrażania systemu – KSeF wchodzi w życie stopniowo, w zależności od wartości sprzedaży i łącznej wartości sprzedaży przedsiębiorstwa.

Ministerstwo Finansów regularnie publikuje wytyczne dotyczące wdrożenia systemu KSeF.

KSeF – dla kogo obowiązkowy?

Kogo jeszcze obejmie obowiązek?

• Czynni podatnicy VAT – niezależnie od branży i skali działalności,
• Podmioty korzystające ze zwolnień z VAT – także mikroprzedsiębiorcy, którzy dziś nie odprowadzają VAT, ale wystawiają faktury; obowiązek korzystania z KSeF dotyczy również podatników zwolnionych,
• Biura rachunkowe – będą mogły wystawiać faktury w imieniu swoich klientów, w tym faktury kosztowe oraz faktury sprzedażowe, pod warunkiem uzyskania odpowiednich uprawnień w KSeF; biuro rachunkowe wystawia faktury zgodnie z obowiązującymi zasadami,
• Podmioty zagraniczne – jeśli posiadają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (np. oddział lub biuro).
• Obowiązek wystawiania e faktur oraz wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy wszystkich faktur wystawianych przez podatników dokumentujących czynności rozliczane podatkiem VAT.

Wyjątki i szczególne przypadki

• Podmioty zagraniczne, które nie mają w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – w większości przypadków nie będą objęte obowiązkiem KSeF. Dotyczy to również podatników wykluczonych cyfrowo, którzy ze względu na brak odpowiedniej infrastruktury lub dostępu do systemów elektronicznych nie muszą korzystać z KSeF.
• Czynności rozliczane w procedurach szczególnych, np. procedura OSS (One Stop Shop) – mogą być dokumentowane poza KSeF, jeśli przepisy szczególne tak stanowią. Dotyczy to m.in. czynności związanych z dostawą towarów lub świadczeniem usług w ramach tych procedur, które mogą być wyłączone z obowiązku korzystania z KSeF.
• Faktury konsumenckie (B2C) – w relacjach z osobami prywatnymi KSeF również znajdzie zastosowanie, ale sposób odbierania faktur przez konsumentów będzie inny (przekazanie kopii w PDF, druk, lub w formie zaakceptowanej przez nabywcę).

Podsumowując: obowiązek KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce – od największych spółek po najmniejszych podatników. Jedynym kryterium różnicującym jest data wejścia w życie przepisów.

Warto pamiętać, że istnieją szczególne przypadki, w których niektóre rodzaje faktur wystawianych, np. za pośrednictwem KSeF lub z kas rejestrujących, nie podlegają obowiązkowi korzystania z systemu do końca 2026 roku. Obowiązek KSeF nie obejmuje m.in. faktur dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług w ramach procedury samofakturowania, gdy nabywca lub sprzedawca nie posiada polskiego NIP-u, a także niektórych faktur wystawianych przez podatników wykluczonych cyfrowo. Warto sprawdzić, jakich faktur nie obejmuje obowiązek KSeF, aby prawidłowo realizować obowiązki dokumentacyjne.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest gotowa na obowiązkowy system e-Faktur, zapisz się na nasze Szkolenie KSeF 2026 online.
Dowiesz się, jak wdrożyć KSeF krok po kroku, uniknąć błędów i zabezpieczyć firmę przed karami.

dołącz do szkolenia

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Podstawą KSeF są faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Każda faktura musi być zgodna ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, określonym przez Ministerstwo Finansów. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną i doręczoną w momencie nadania jej numeru KSeF. Data wystawienia faktury oraz jej przesłania do systemu KSeF mają kluczowe znaczenie dla rozliczeń VAT.

Wdrożenie KSeF oznacza, że:

• faktury wystawiane przez przedsiębiorców będą miały jeden wzór zgodny ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,
• Ministerstwo Finansów zapewni możliwość ich przechowywania i odbierania w ramach Krajowego Systemu e-Faktur,
• system umożliwia przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, w tym faktur kosztowych i faktur sprzedażowych,
• każda faktura VAT, kosztowa czy uproszczona, trafi do systemu i będzie tam dostępna przez 10 lat.

Numer KSeF jest nadawany każdej fakturze wystawionej w systemie, a prawidłowe wystawienia faktury zgodnie z wymogami umożliwia jej przesłanie i archiwizację.

Jakie faktury obejmie obowiązek?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy określonych rodzajów faktur w KSeF, zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Wystawianie e faktur w systemie KSeF obejmuje faktury wystawianych przez podatników VAT czynnych i zwolnionych, jednak obowiązek ten nie dotyczy wszystkich dokumentów.

W ramach obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przedsiębiorcy będą musieli dokumentować w KSeF:

• faktury VAT,
• faktury uproszczone,
• faktury konsumenckie (wystawiane na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą prywatną),
• faktury dokumentujące czynności rozliczane w procedurach szczególnych, np. szczególnej procedurze unijnej OSS.

Warto wskazać, jakich faktur nie obejmuje obowiązek wystawiania e faktur w systemie KSeF – są to m.in. faktury wystawiane przez podatników nieposiadających siedziby w Polsce, faktury wystawiane w procedurach wyłączonych na mocy ustawy o VAT, a także niektóre dokumenty niefiskalne.

Wyjątek dotyczy niektórych podmiotów zagranicznych, które nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.

System KSeF umożliwia wystawianie i przechowywanie faktury ustrukturyzowanej oraz innych dokumentów dokumentujących czynności rozliczane podatkiem VAT.

Wystawianie faktur w systemie KSeF

Faktury w systemie KSeF będzie można wystawiać na dwa sposoby:

1. poprzez aplikację podatnika KSeF, udostępnioną przez Ministerstwo Finansów,
2. przez własne systemy fakturowania lub oprogramowania księgowego zintegrowane z KSeF.

Aby wystawić fakturę w systemie KSeF, należy skorzystać z aplikacji podatnika lub zintegrowanych systemów księgowych, które umożliwiają generowanie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych zgodnie z wymogami systemu KSeF.

Każde wystawienie faktury w systemie potwierdzane będzie numerem KSeF. W przypadku faktur wystawionych przez biura rachunkowe lub inne uprawnione podmioty konieczna będzie akceptacja odbiorcy. Biuro rachunkowe wystawi fakturę w imieniu klienta po uzyskaniu odpowiednich uprawnień do systemu KSeF.

Po wystawieniu faktury i jej przesłaniu do systemu KSeF, odbiorca może ją pobrać za pośrednictwem KSeF, co umożliwia sprawne otrzymywanie faktur.

Aplikacja podatnika KSeF

Aplikacja podatnika KSeF to oficjalne narzędzie przygotowane przez Ministerstwo Finansów, które umożliwia przedsiębiorcom wygodne korzystanie z krajowego systemu e faktur. Dzięki tej aplikacji każdy podatnik objęty obowiązkiem korzystania z KSeF – zarówno duże firmy od 1 lutego 2026 r., jak i pozostali przedsiębiorcy od 1 kwietnia 2026 r. – może w prosty sposób wystawiać, odbierać oraz przechowywać faktury ustrukturyzowane w formacie XML.

Aplikacja podatnika KSeF pozwala na pełną kontrolę nad obiegiem faktur ustrukturyzowanych: umożliwia sprawdzenie statusu dokumentu, pobranie go w dowolnym momencie oraz archiwizację zgodnie z wymogami krajowego systemu e. Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w systemie e faktur KSeF eliminuje konieczność prowadzenia papierowych archiwów i znacząco usprawnia codzienną pracę przedsiębiorców.

Dzięki aplikacji podatnika KSeF korzystanie z KSeF staje się dostępne dla wszystkich, niezależnie od wielkości firmy czy poziomu zaawansowania technologicznego. To rozwiązanie, które pozwala spełnić obowiązek korzystania z KSeF w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami, a jednocześnie ułatwia zarządzanie dokumentacją finansową w każdej firmie.

Certyfikaty i podpisy elektroniczne w KSeF

Aby móc korzystać z KSeF, przedsiębiorcy muszą stosować certyfikaty wystawcy faktury, kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Do uwierzytelniania w systemie KSeF można użyć kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego. To one potwierdzają tożsamość wystawcy i zapewniają autentyczność dokumentów.

Certyfikaty te są niezbędne do bezpiecznego wystawiania e faktur w systemie KSeF.

Odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych

Odbieranie faktur ustrukturyzowanych odbywa się bezpośrednio poprzez system. System KSeF umożliwia przechowywanie faktur ustrukturyzowanych przez 10 lat, co stanowi kluczowy element procesu rozliczeniowego i zgodności z przepisami.

Otrzymywanie faktur w systemie KSeF jest możliwe zarówno przez aplikację podatnika, jak i zintegrowane systemy księgowe, co usprawnia proces obsługi faktur oraz automatyzuje przepływ dokumentów w przedsiębiorstwach. Faktury elektroniczne przechowywane są w KSeF przez okres 10 lat, co eliminuje konieczność ich archiwizacji w formie papierowej.

KSeF a JPK

Krajowy system e faktur (KSeF) oraz Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to dwa odrębne narzędzia, które wspierają przedsiębiorców w realizacji obowiązków podatkowych, ale pełnią różne funkcje. KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, natomiast JPK służy do przekazywania szczegółowych danych podatkowych do urzędu skarbowego.

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich podatników, którzy mają obowiązek wystawiania faktur – zarówno w formie elektronicznej, jak i tradycyjnych faktur papierowych. Z kolei JPK obejmuje tych przedsiębiorców, którzy muszą składać deklaracje podatkowe i raportować dane o transakcjach. Warto podkreślić, że krajowy system e faktur nie zastępuje JPK – oba systemy będą funkcjonować równolegle, aby usprawnić procesy rozliczeniowe i zapewnić większą przejrzystość w obrocie gospodarczym.

Ministerstwo Finansów zapewnia, że wdrożenie KSeF nie oznacza rezygnacji z tradycyjnych faktur papierowych w każdej sytuacji, ale umożliwia wystawianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w sposób zgodny z nowoczesnymi standardami. Dzięki temu korzystanie z KSeF pozwala nie tylko spełnić obowiązek korzystania z systemu, ale także usprawnić proces fakturowania i archiwizacji dokumentów w firmie.

Co w przypadku awarii lub niedostępności KSeF?

Ministerstwo Finansów przewidziało sytuacje, w których może wystąpić awaria KSeF lub czasowa niedostępność systemu.

• W okresie obligatoryjnego KSeF, w przypadku awarii systemu KSeF, podatnik może dokonać wystawienia faktury poza systemem KSeF.
• Po ustaniu awarii konieczne jest jej przesłania do systemu KSeF, czyli wprowadzenia faktury w formie elektronicznej zgodnie z wymogami systemu.
• Wystawienie faktur poza KSeF w okresie niedostępności nie zwalnia z obowiązku ich późniejszego przesłania do systemu KSeF.

Korzyści i ryzyka związane z KSeF

Korzyści:

• szybsze zwroty VAT,
• łatwiejsze kontrolowanie rozliczeń,
• automatyzacja procesów księgowych,
• eliminacja papierowych archiwów.

Ryzyka i wyzwania:

• nieprzestrzeganie KSeF może prowadzić do kar finansowych,
• konieczność logowania i korzystania z nowych narzędzi,
• zmiany w procedurach księgowych i wdrożeniu systemów IT.

KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą na terytorium Polski:

• duże firmy od 1 lutego 2026 r.,
• pozostali podatnicy od 1 kwietnia 2026 r..

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie niemal wszystkie transakcje gospodarcze – od dostawy towarów po świadczenie usług, niezależnie od ich wartości.

Brak przygotowania oznacza ryzyko błędów, kar oraz utrudnień w rozliczeniach. Dlatego już teraz warto sprawdzić, czy Twoje oprogramowanie księgowe obsługuje system e-Faktur KSeF, oraz przeszkolić pracowników z obsługi nowego systemu.