1. Czym jest KSeF i dlaczego dotyczy rolników?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów umożliwiająca wystawianie faktur VAT, ich odbieranie i przechowywanie w formie cyfrowej. Od 1 lutego 2026 r. nowe zasady fakturowania obejmą dużych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych przedsiębiorców, w tym rolników VAT oraz część rolników ryczałtowych.
System e-Faktur KSeF wprowadza obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów w jednolitym formacie XML, przesyłanych bezpośrednio do administracji skarbowej. Dzięki temu urzędy skarbowezyskają natychmiastowy podgląd faktur, a przedsiębiorcy – możliwość automatycznego rozliczania VAT.
Dla sektora rolniczego oznacza to istotne zmiany w sposobie dokumentowania sprzedaży produktów rolnych i świadczenia usług.
2. Kogo obejmie obowiązek korzystania z KSeF w rolnictwie?
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie:
- Od 1 lutego 2026 r. – dużych podatników, czyli gospodarstwa o łącznej wartości sprzedaży przekraczającej 200 mln zł rocznie.
- Od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych przedsiębiorców, w tym rolników będących podatnikami VAT.
Rolnicy ryczałtowi otrzymali preferencję – korzystanie z KSeF jest dla nich dobrowolne. Jeśli jednak rolnik ryczałtowy złoży oświadczenie w systemie KSeF, zyskuje możliwość korzystania z e-faktury, co ułatwia współpracę z kontrahentami, którzy już działają w systemie.
W praktyce oznacza to, że nawet rolnicy, których transakcje obejmują niewielkie kwoty, powinni przygotować się na stopniowe przejście na e-faktury KSeF.
3. E-faktura w rolnictwie – jak działa KSeF w praktyce?
W KSeF rolnicy mogą:
- utworzyć wersję roboczą faktury,
- dokonać szybkiego wystawienia faktury VAT RR,
- przesłać fakturę elektronicznie do systemu,
- uzyskać podgląd faktur w dowolnym momencie,
- umożliwić automatyczne przesyłanie dokumentów do biura rachunkowego.
Każda wystawiona faktura VAT RR otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i trafia bezpośrednio do urzędu skarbowego, co eliminuje błędy i przyspiesza rozliczenia.
Ministerstwo Finansów przewidziało również bezpłatne narzędzia:
- portal KSeF,
- aplikację podatnika KSeF,
- oraz aplikację mobilną KSeF, umożliwiającą logowanie i wystawianie faktur z użyciu smartfona.
Dzięki powiązaniu istniejącego konta z certyfikatami KSeF, możliwe jest logowanie w imieniu rolników lub przez biuro rachunkowe, co ułatwia zarządzanie uprawnieniami i odbieranie faktur.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest gotowa na obowiązkowy system e-Faktur, zapisz się na nasze Szkolenie KSeF 2026 online.
Dowiesz się, jak wdrożyć KSeF krok po kroku, uniknąć błędów i zabezpieczyć firmę przed karami.
4. Faktury VAT RR w KSeF – nowe zasady fakturowania w rolnictwie
W systemie KSeF nabywcy wystawiają faktury VAT RR w imieniu rolników ryczałtowych. Oznacza to, że dokument jest generowany automatycznie, a rolnik nie musi go już drukować ani przechowywać w formie papierowej.
System zapewnia:
- szybszą wymianę faktur elektronicznych,
- możliwość zarządzania uprawnieniami między rolnikiem a nabywcą,
- brak obowiązku dostarczania dokumentu papierowego do urzędu,
- archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych bez konieczności drukowania.
W danym miesiącu suma sprzedaży produktów rolnych i wystawionych faktur będzie widoczna w ewidencji VAT, co pozwoli łatwo kontrolować rozliczenia.
5. Jak rolnik ryczałtowy może korzystać z KSeF?
Rolnik ryczałtowy może:
- Złożyć oświadczenie w systemie KSeF, że zamierza korzystać z e-faktur.
- Logować się do aplikacji podatnika KSeF lub aplikacji mobilnej przy użyciu profilu zaufanego.
- Wystawiać lub odbierać faktury w KSeF – samodzielnie lub za pośrednictwem biura rachunkowego.
- Użyć bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów do tworzenia, wysyłania i przechowywania dokumentów.
Wystawianie faktur w KSeF pozwala na szybkie wystawianie i automatyczne przesyłanie dokumentów. Dzięki temu nawet rolnicy ryczałtowi dobrowolnie korzystający z KSeF mogą uprościć rozliczenia i uniknąć błędów w tradycyjnych fakturach.
6. Korzyści z wdrożenia KSeF w gospodarstwie rolnym
- Automatyczne przesyłanie i odbieranie faktur między kontrahentami.
- Szybsze zwroty VAT dzięki elektronicznej ewidencji.
- Brak konieczności archiwizowania faktur w formie papierowej.
- Łatwiejsze zarządzanie dokumentami przy użyciu programów finansowo-księgowych.
- Bezpieczeństwo danych i eliminacja pomyłek przy wprowadzaniu kwot.
- Możliwość działania z poziomu aplikacji mobilnej KSeF – także w terenie.
W praktyce KSeF rolnicy to rozwiązanie, które usprawnia kontakty z kontrahentami, redukuje obowiązki papierowe i wprowadza przejrzystość w rozliczeniach.
7. Jak przygotować się do nowych zasad fakturowania?
Sprawdź status podatkowy.
Jeśli jesteś podatnikiem VAT, obowiązek korzystania z KSeF dotyczy Cię od 1 kwietnia 2026 r.
Skonfiguruj dostęp do systemu KSeF.
Zrób to przez profil zaufany lub certyfikaty KSeF.
Przetestuj działanie systemu.
Możesz utworzyć wersję roboczą faktury i sprawdzić proces wysyłki.
Zintegruj swoje oprogramowanie.
Większość programów finansowo-księgowych umożliwia już wystawianie faktur w KSeF i ich automatyczne przesyłanie.
Skorzystaj ze szkolenia online.
Dowiesz się, jak poprawnie wystawić fakturę VAT RR w KSeF i jakie czynności sprawdzających może prowadzić urząd skarbowy.
8. Podsumowanie – KSeF rolnicy i przyszłość e-faktur
Od 2026 roku większość podatników VAT w Polsce będzie korzystać z systemu KSeF. Rolnicy ryczałtowi mają możliwość wdrożenia systemu dobrowolnie, ale w praktyce już dziś warto rozpocząć naukę obsługi e-faktur KSeF.
Dzięki bezpłatnym narzędziom Ministerstwa Finansów, aplikacji mobilnej i automatyzacji przesyłania dokumentów, życie rolników stanie się prostsze, a faktury – bezpieczniejsze i zawsze dostępne online.
Warto już teraz przygotować się do zmian, aby 1 kwietnia 2026 r. nie była zaskoczeniem. Skorzystaj ze szkolenia KSeF dla rolników i dowiedz się, jak wystawić e-fakturę krok po kroku.
